Черный список пресс-релизщиков

Так уж получилось, что на редакционную почту «15-го Региона» каждый день десятками валятся всякого рода пресс-релизы и информационные сообщения. Порой мне искренне жаль выпускающих редакторов, которым приходится выискивать по крохам полезную информацию в этом потоке спама и мусора. Просматривая письма, появляется устойчивое ощущение, что люди, которые все это рассылают, понятия не имеют, чем они занимаются, и как это должно быть на самом деле.

Попробую рассказать, как не попасть в «спам» с первого же письма. Возможно ответственные работники, после прочтения этого поста, заметят свои ошибки, и сделают соответствующие выводы. Все написанное ниже достаточно универсально, и описывает любые среднестатистические региональные пресс-службы и СМИ.

Содержание пресс-релизов это отдельная печальная история, сейчас речь о том, как не угодить в черный список еще до того как ваше письмо прочитано. Сапер ошибается лишь раз, в нашем случае шансов на ошибку не намного больше. Попадание в «черный список» – пара кликов для редактора, результат – ваши письма будут попадать прямиком в корзину. Именно поэтому стоит со всей ответственностью подходить к такому простому на первый взгляд занятию, как рассылка пресс-релизов.

Самые распространенные ошибки:

Нетематические рассылки. Сразу в спам. Выбирайте тех, кому производится рассылка. Понятное дело, намного проще разослать информацию по одному огромному мэйл-листу, и пускай СМИ сами разбираются, публиковать или нет. Но редакторы тоже люди, которым вполне свойственна раздражительность. Назойливый спам, как раз таки одна из причин способных вызвать очередной приступ раздражения, благодаря которому следующее ваше письмо сразу же попадет в корзину. Будьте более избирательными в выборе адресатов для рассылки.

Нерегиональные рассылки. Эта ошибка очень часто встречается у макрорегиональных компаний, с большим количеством филиалов и одной пресс-службой. Список для рассылки у них обычно один, а новости идут из всех регионов. И (допустим) Ставропольским газетам не очень интересно получать информацию об открытии новых филиалов в (допустим) Элисте. А филиалов много… Результат – «черный список». При выборе адресатов рассылки учитывайте географическую принадлежность инфоповода.

Подпись и тема письма. Людей встречают по одежке, а письма по оформлению. Многие письма (вполне возможно полезные) попадают в «спам» еще до их открытия. Ваше имя должно четко идентифицировать отправителя. Письма от «GA-0432» или «ff fff» самый яркий пример того, как не надо это делать. Если вы не в состоянии в настройках почтовой программы правильно указать «отправителя» – вам не место на вашей работе. В случае массовых рассылок, в первую очередь вы представляете компанию или организацию. Вы – ее лицо. В поле «отправитель» должна быть информация именно об организации. Очень сложно идентифицировать по имени (какое бы красивое оно у вас ни было) вашу организацию. Тема письма обязательно должна быть информативной. Заголовки «без темы» или «Fwd:» показывают либо вашу лень, либо вашу безграмотность. Шаблонные «для публикации в газете» не на много лучше. Указывайте в теме письма краткий, но информативный заголовок релиза. В качестве имени отправителя указывайте название вашей организации.

Текст во вложении. Большая часть пресс-релизов приходит вложенным в письмо вордовским файлом. У этого есть плюс, «подсветчиваются» все ошибки. Но это очень неудобно для получателя. Для того чтобы понять о чем именно релиз с загадочным заголовком «для публикации в газете», приходится сохранять «doc» файл на компьютер, и открывать его специальной программой. Уважайте ваших получателей. Дублируйте текст релиза непосредственно в теле письма.

Уточнения и поправки. Некоторые организации регулярно вдогонку к релизу, шлют еще несколько писем, с «уточнениями» и «дополнениями». Это очень непрофессионально. Перед отправкой рассылки обязательно тщательно проверяйте ее содержание.


Это лишь основные ошибки, и способы избежать их. Попасть в «черный список» очень легко, не забывайте об этом. Очень надеюсь, что все вышесказанное будет полезно работникам пресс-служб, пиарщикам, и прочим работникам пера и бумаги. Будьте профессионалами! Удачных вам пресс-релизов!